Membuat Surat Untuk Banyak Orang Lebih Mudah Menggunakan Mail Merge di Microsoft Office Word

Mail merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen salah satunya surat menyurat yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila penerimanya sangat banyak.

Pertama yang dibutuhkan yaitu 2 dokumen yang digunakan dalam membuat mail merge.

  1. Dokumen Master, dokumen utama yang isinya sama untuk semua penerima.
  2. Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima. Data source dapat berupa data di Microsoft Office Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya.

Penulis menyarankan untuk menggunakan data source menggunakan Microsoft Office Excel, karena cara ini lebih cepat, lebih mudah mengontrol dan menambah data baru dan lebih mudah membaca data yang ditampilkan di lembar kerja Microsoft Office Excel terutama bila kita ingin memperbaiki kekeliruan seperti salah pengejaan dan sebagainya juga mempermudah menyalin data source pada dokumen Microsoft Office Excel ke lembar kerja yang lain misalnya dalam membuat sertifikat pelatihan yang pesertanya lebih kurang sama, maka akan lebih mudah memilih nama pada lembar kerja tersebut dan menyalinnya ke dokumen (data source) baru.

Langkah-langkah membuat mail merge adalah sebagai berikut :

Tahap I Membuat Data Source

Buat data source Nama dan Alamat di Excel seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Data Surat.

Tahap II Membuat Dokumen Master

Buat dokumen master surat di Microsoft Office Word seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Master Surat. Beri jarak untuk menaruh nama dan alamat. Dokumen ini jangan ditutup karena akan kita lanjutkan ke menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master.

Tahap III Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master

  • Pada Microsoft Office Word (surat) klik Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge.

  • Selanjutnya kita akan memilih data source.
  • Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.
  • Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Surat) pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select Table.
  • Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan pastikan kotak First row of data contains column headers dicentang. Kemudian klik OK.
  • Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya.
  • Taruh di kursor di bawah tulisan Kepada Yth., kemudian pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik
  • Insert Merge Field dan pilih Nama.
  • Lakukan juga hal yang sama pada Alamat dan sekarang tampilan dokumen akan seperti contoh di bawah ini.
  • Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua <<data field>>.

  • Di sini kita dapat mengatur format surat, seperti memberi cetak tebal pada Nama dan sebagainya.
  • Bila hanya data tertentu saja yang ingin dipilih, dapat dilakukan dengan cara Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Edit Recipient List. Di kotak dialog Mail Merge Recipients, kosongkan kotak pada daftar seperti contoh di bawah ini.

  • Bila ada penambahan data baru di Excel, klik nama dokumen pada Data Source dan klik tombol Refresh. Data yang baru akan ditampilkan di daftar.
  • Mail Merge Recipients
  • Untuk melihat hasil penggabungan, klik tombol Preview Results.
  • Surat akan ditampilkan per data. Klik tanda panah untuk berpindah antar data.
  • Jika masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol Preview Results dan lakukan perubahan yang diinginkan.

Preview Result – Mail Merge Word 2007.

Preview Results – Mail Merge Word 2013.

Tahap IV Menyimpan dan Mencetak Mail Merge

Pada tahap ini, klik tombol Finish & Merge dan pilih Print Documents, untuk mencetak surat. Ada 3 pilihan :

  • All untuk mencetak semua surat.
  • Current record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif.
  • Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak surat yang dipilih saja.

Pada dokumen baru, setiap surat akan ditampilkan per halaman. Jangan lupa menyimpan dokumen baru tersebut. Selamat mencoba

Be the first to comment

Leave a Reply

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan.


*